الإجراءات المطلوبة: -   1. تقديم طلب باسم أفراد او طلب باسم شركات ، و فى حالة الشركات يراعى ضرورة تقديم الطلب على ورق موضح به شعار الشركة او العلامة التجارية الخاصة بها (اللوجو) . 2. إرفاق صورة من الدعوة الخاصة إذا كان السفر بناء على دعوة مقدمة للفنان من جهة خارجية . 3. إرفاق صورتين فوتوغرافيتين ملونتين من كل لوحة . 4. إرفاق صورة من الفاتورة فى حالة شراء اللوحة مع إحضار أصل الفاتورة لمطابقتها مع الصورة . 5. إذا كانت الأعمال خاصة بفنان مصرى يتم إرفاق موافقة كتابية من الفنان على سفر اللوحات . 6. يتم ملئ نموذج تعهد خاص يفيد قيام مقدم الطلب بسداد تكاليف الرسم البريدى اللازم لسفر اللوحات و عدم تحمل قطاع الفنون أية مصاريف أو رسوم تخص التصدير .